Een overzicht van de functies in de telefooncentrale
Doorverbinden
In de doorverbinden app kunt u aangeven waar een gesprek automatisch heen geleid moet worden. Dit kan een intern nummer zijn maar ook een extern nummer zoals een mobiel nummer zijn.
Tijdsconditie
Ondanks de huidige 24-uurs economie is uw bedrijf waarschijnlijk niet 24 uur geopend. Als dat toch het geval is dan ziet de dagdienst er waarschijnlijk anders uit dan de nachtdienst. Tijdscondities zijn gemaakt om er voor te zorgen dat inkomende telefoontjes altijd op de juiste manier gerouteerd worden. Is het bijvoorbeeld na 17:00 uur? Dan komen inkomende beller bijvoorbeeld automatisch in de voicemailbox terecht. Ook vooraf bekende bezetting op een afdeling kunt u op deze manier makkelijk in goede banen leiden door bijvoorbeeld een gesprek op maandag, dinsdag en woensdag tot 12:00 uur naar medewerker 1 te bezorgen en op andere momenten buiten deze periode het gesprek naar medewerker 2 te sturen.
Belgroep
Door een belgroep, ook wel "hunt-groep" genoemd, in een route te plaatsen zorgt u er voor dat een gesprek wordt aangeboden aan een groep of afdeling. Dat kan op verschillende manieren: allen tegelijk, een voor een of steeds een meer. U bepaalt dus hoe de gesprekken worden aangeboden op de afdeling, wie deze krijgt en in welke volgorde. Er is ook een time-out in te stellen waarna de belroute verder wordt afgehandeld en er bijvoorbeeld een voicemail kan worden ingesproken.
Omleiding
Een omleiding wordt gemaakt met een sneltoets waarmee de omleiding aan of uit wordt gezet. Stel u gaat bij uw toestel weg en wilt dat uw gesprekken naar een collega worden omgeleid. Dan schakelt u de omleiding in en alle gesprekken wordt automatisch bij uw collega afgeleverd. Hoe werkt het? • Definieer één of een set van acties en koppel deze aan een code. U kunt meerdere omleidingen instellen. • Vanaf al uw telefoontoestellen kunt u deze code bellen om de ingestelde omleiding aan- of uit te schakelen. • U hoort of de app is in- of uitgeschakeld. • Programmeer de omleidingscode onder een snelkeuzetoets voor nog meer gebruiksgemak!
Voorwaarde
Met een voorwaarde kunt u bijvoorbeeld op basis van een inkomend nummer het sprek bij een bepaald persoon of belgroep laten binnenkomen.
Geluid
Een geluidsbestand kan op meerdere plaatsen worden toegepast. Over het algemeen wordt een geluid gebruikt om de beller te informeren of om bijvoorbeeld een jingle af te spelen. Een geluidsbestand wordt ge-upload als een MP3 bestand dat u op bijvoorbeeld een computer maakt. Het gebruik van geluidsbestanden is legio.
Hang op
Met de functie "hang op" beindigd u een gesprek. Hiermee kunt u in een belroute op een door u gekozen plaats de verbinding verbreken.
Email app
Prefix
De Prefix is een handige app. De prefix wordt op het display van de telefoon getoond als het gesprek wordt aangeboden. Zo kunt u bijvoorbeeld zien waar de beller vandaan komt, welke keuze een klant in een menu heeft gemaakt of het gesprek afkomstig is van een toestel waar het gesprek niet aangenomen is.
Voicemailbox
Indien u niet bereikbaar bent, zal uw beller een voicemail-service zeer op prijs stellen. Voicemail is een welkomsttekst (Nederlandse defaultbegroeting of eigen ingesproken begroeting) gevolgd door de mogelijkheid om een bericht in te spreken. Dit bericht kan naar keuze worden afgeluisterd vanaf uw eigen telefoontoestel en/of als geluidsbestand worden gemaild (voicemail-to-email). Zo kunt u overal waar u over uw e-mail beschikt, ook uw voicemailberichten afluisteren! U kunt meerdere voicemailboxen aanmaken, bijvoorbeeld een box per nummer of activiteit. Elke voicemailbox heeft een eigen toegangsnummer dat u vanaf één van uw bedrijfstoestellen kunt bellen. U kunt zelf bepalen welke medewerkers zijn gemachtigd om dit te doen en/of wie de voicemailberichten per email ontvangt. In het voicemail-menu kunt u met uw eigen telefoon ook een eigen voicemailbegroeting inspreken. Via de centrale kunt u hier ook een (professionele) voicemail-meldtekst uploaden.
Fax 2 Mail
Met de fax2mail app ontvangt u de naar u verzonden faxen gewoon per email. U ontvangt een emailbericht met bijlage als een leverancier, klant of opdrachtgever u een fax verstuurt. Voor hen verandert er niets, uw faxnummer wijzigt niet en zij kunnen het fax-apparaat gewoon blijven gebruiken. U ontvangt de fax alleen voortaan in een emailbericht en niet meer op een a4-tje.
Wachtrij
De wachtrij is erg handig als u meerdere inkomende gesprekken wil afhandelen of als u eventjes niet beschikbaar bent om de telefoon aan te nemen. Het is mogelijk in te stellen welke toestellen gelden als de zogenaamde interne wachtrij-agents. Het is zelfs mogelijk hier een mobielnummer voor te gebruiken, een zgn "externe agent". Binnen de app is een indicatie en escalatie van wachttijd van de beller in te stellen. Naast de wachtrij-indicatie voor de beller is het ook mogelijk een periodieke wachtrij melding in te stellen voor de beller. Tevens is de wachttijd tussen 2 gesprekken voor de "agent" instelbaar, waardoor er eventueel tijd vrijgemaakt kan worden om administratieve zaken te organiseren tussen 2 gesprekken in.
Natuurlijk is het via het panel mogelijk om de statistieken van de wachtrij op te vragen.